Gelen - Giden , Fiziki Evrak |  Transmittal Süreçler | Mühendislik Evrak Süreçleri

Aksis IBM Cloud Pak for Business Automation platformunu kullanarak Finans, Sigorta, enerji, üretim sektörlerinde gerçekleştirmiş olduğu başarılı projelerde geliştirdiği gelen giden ve fiziki evrak yönetimi, transmittal ve mühendislik evrak süreçlerini hazır modül çözümleri olarak tanıtmak istemektedir.

Gelen Giden Ve Fiziki Evrak yönetimi:

Kuruma giriş yapan tüm içeriklerin eklenebildiği ve kurum içinde dijital olarak taşındığı , çıkan cevaplarında

arşive aktarıldığı , fiziki doküman enventerinin kurum için takip edildiği komple bir kurumsal hafıza

yönetimidir.

Transmittal Process: 

Transmittal tek yönlü bir yazışmadır. Amacı yanıt istemeden bir belge veya bilginin bir

kaynaktan başka bir kişiye, kuruluşa aktarılması işlemidir.

Özellikle büyük ölçekli projelerde veya karmaşık organizasyonlarda, belgelerin doğru iletimi ve takibi, proje

veya işin başarılı bir şekilde tamamlanmasına katkıda bulunabilir.

Bu süreç, genellikle inşaat sektöründe, mühendislik projelerinde ve petro kimya, enerji, imalat sektörleri gibi

birçok endüstride kullanılır.

Transmittal süreci, belgeyi gönderen tarafın belgeyi aldığı, gönderdiği kişilere ilettiği ve belgenin içeriği

hakkında bilgi verdiği bir dizi adımdan oluşur.

Tüm dokümanlar bir transmittal sheet (Cover letter) ile birlikte karşı tarafa iletilir. Bu dokümanda

• Transmittal No
• Issue Date
• Reference No
• To/Receiver
• Attention
• Annex A
• To be endorsed 

yanısıra attachment olarak eklenen dokümanların (Document/Drawing No, Rev. No, Document Title, Date bilgilerin yer aldığı) bir listesi yer alır.

Transmittal süreci, iletişimde netlik, düzen ve etkinlik sağlar. Engineering Document Review Process: Mühendislik projelerinin kritik bir yönü olup, teknik dokümanların,çizimlerin, spesifikasyonların ve diğer proje dokümantasyonunun doğruluk, tamlık, uyumluluk ve kalite açısından kapsamlı bir şekilde incelenip değerlendirilmesini sağlar.

Engineering Document Review sürecinde, proje belgelerinin kalitesini ve bütünlüğünü korumak, proje ekibi üyeleri ve paydaşlar arasında iş birliğini kolaylaştırmak ve mühendislik projelerinin başarıyla yürütülmesini sağlamak için gereklidir.

Etkili belge inceleme süreçleri, risklerin belirlenmesine ve azaltılmasına, hataların veya eksikliklerin önlenmesine ve geçerli standartlar ve düzenlemelere uygunluğun desteklenmesine yardımcı olur.

Karşı taraftan (Contractor) sisteme kazandırılan enginnering dokümanı, Document Control ekibi tarafından kontrol edilir, inceleme ve yorum için proje ekib üyelerine dağıtım yapılır. İnceleme sürecinde yapılan yorumlar ve alınan geri bildirimlere göre dokümanlarda revizyona gidilebilir veya onaylanır.

Yapılan tüm yorumlar Engineering Document Review Form (EDRF) vasıtasıyla (Contractor) karşı taraf ile paylaşılır. İncelenen ve sonuçlandırılan belgelerin bir kaydı gelecekte referans olarak saklanır. Arşivlenen belgeler, proje gereksinimlerine ve organizasyonel uygulamalara bağlı olarak elektronik ortamda veya basılı kopya formatında saklanabilir