Bundan birkaç yıl önce, verimlilik ve maliyet tasarrufu yaklaşımı, iş dünyasında bilişim teknolojilerinin de desteğiyle ön plana çıktığı yıllarda, doküman yönetimi gerçekten en popüler konuların başında gelmekteydi. İşletmelerin kendi içlerinde ve hatta işletme sınırları dışında cereyan eden bilgi akışının ve doküman trafiğinin elektronik ortama aktarılmasının, gerek maddi anlamda gerekse zaman açısından son derece önemli tasarruflar ortaya koyacağı düşünülmekteydi.

Doküman yönetimine olan bu ilgi ve yaratılan bu beklenti, bir süre sonra yerini daha realize olmuş uygulamalara bıraktı ve doküman yönetimi kavramı, önceleri bilgi yönetimine daha sonraları bilgi portallerine ve içerik yönetimi sistemlerine doğru bir evrim geçirdi.

Bilgi yönetiminin bugün geldiği noktayı, işletmelerin bilgi yönetim sistemlerini hayata geçirme sürecinde hangi noktalara dikkat etmesi gerektiğini ve doküman yönetiminin başlıca faydalarını, Aksis Genel Müdürü Cavit Akşehirlioğlu ile değerlendirdik.

Bilgi yönetimi kavramı bundan birkaç yıl öncesinin en gözde kavramlarından biri iken bugün biraz geri planda mı kaldı?

Bilgi yönetimi konseptinin kavramlarında bir değişim yaşandı. Doküman yönetimi ile başlayan bu konsept, daha sonra bilgi yönetimi adını aldı. Bugün ise içerik yönetiminden bahsediyoruz. Burada mühim olan devletin ve kurumların bu konuda yatırımlarını yapıp hazırlıklı olmaları. Bilgi yönetimi kurumlar ve devlet için bir ihtiyaç ve bu yüzden popülerliğini kaybetmesi pek olası birşey değil. Bir devletin veya kurumun sağlıklı bir şekilde yoluna devam edebilmesi için etkin bir bilgi yönetimi gerçekleştirmesi şart. Bilgi yönetiminin sağlanabilmesi için de İnternet en önemli araçlardan biri. Artık günümüzde küçük büyük yok, hızlı öğrenen var. Eğer hızlı öğrenebiliyorsanız rekabete karşı hazırlıklı olabilirsiniz.

Dokümanların elektronik ortama geçirilmesinden başlayan ve bugün içerik yönetimine dek uzayan bu süreç hangi aşamalardan geçerek bugüne geldi?

Daha da geriye gidecek olursak Mikrofilm'den bahsedebiliriz. Mikrofilm 150 yıl önce Kodak tarafından bulunmuş ve hala kullanılan bir teknoloji. Mikrofilm'de de bilgiye ulaşılıyordu fakat bilgi paylaşılamıyordu. Network yapısının oluşması ve İnternetin daha yaygın kurumuyla birlikte bilgi paylaşılabilir hale geldi. Örneğin Koç Holding'e bağlı olan 103 tane şirket ayrı ayrı yatırım yapmak yerine bu teknoloji sayesinde tek bir yatırımla İnternet ortamında bütün bilgilerini paylaşabiliyor. Eczacıbaşı da bu konuda ciddi yatırımlar ortaya koydu. Bu teknolojinin kullanılabilmesi için devletin veya şirketlerin altyapısının buna müsait olması gerekiyor.